Penulisan artikel saat ini bukan lagi menjadi kewajiban, namun telah bergeser menjadi kebutuhan. Hal ini dirasakan tidak hanya di kalangan tenaga pendidik atau dosen serta para peneliti, namun kini bahkan mahasiswa pun harus menerbitkan artikel sebagai salah satu persyaratan lulus. Mahasiswa pasca sarjana mempunyai kewajiban untuk menerbitkan artikel sebagai syarat sidang akhir ujian, baik tingkat magister maupun doktoral.
Seiring dengan kebutuhan jurnal yang terus meningkat, maka jumlah jurnal pun meningkat. Banyaknya jumlah jurnal ini perlu dipilah dan dipilih oleh penulis sesuai kebutuhannya, terlebih saat ini jurnal dikelola dengan sistem online. Hal ini memudahkan penulis untuk mengakses, mengecek, serta mengirimkan artikelnya ke jurnal.
Sistem jurnal yang telah berkembang menjadi online ini bagi sebagian orang sudah menjadi hal yang biasa, namun bagi sebagian yang lain mengalami beberapa kendala terkait tatacara pendaftaran bahkan sampai pengiriman artikel. Nah, di dalam tulisan kali ini akan kami sampaikan beberapa hal terkait tata cara pengiriman artikel ke sistem jurnal online (online journal system). Pengiriman artikel ke jurnal hanya dapat dilakukan jika telah melakukan registrasi sebelumnya, sehingga penulis mempunyai akun yang digunakan untuk mengakses jurnal online ini.
Terdapat 5 langkah untuk mengirim artikel ke jurnal online, yang akan dibahas satu per satu. 5 langkah tersebut adalah; Starting the submission (memulai pengiriman artikel), Upload submisision (mengunggah artikel), Enter metadata (mengisi metadata), Upload supplementary files (mengunggah file tambahan), Confirmation (konfirmasi)
Kali ini kita akan membahas tahapan pertama yaitu “how starting submission”. Sebagian orang yang telah beberapa kali mengirim artikel ke jurnal online mungkin ini adalah suatu hal yang mudah, tapi bagi orang yang pertama mungkin saja ada beberapa hal yang membingungkan.
Hal pertama membuka page di step 1 starting submission, kita akan dihadapkan pilihan yaitu journal section. Beberapa penulis terutama mahasiswa sering kali bertanya harus memilih yang mana pada pilihan journal section ini. Di beberapa jurnal online, pilihan yang ada pada journal section tidak semua sama. Ada beberapa jurnal yang memiliki banyak sekali section karena jurnal tersebut memiliki banyak kerjasama dalam setiap edisi atau terbitannya, atau memang menyediakan tema khusus, atau bias jadi hal lainya. Pada umumnya di dalam pilihan journal section terdapat pilihan article, jadi karena yang hendak kita submit adalah artikel maka kita pilih “article”. Hal ini akan berbeda jika kita submit artikel kita di sebuah jurnal yang juga bekerjasama dengan seminar atau mengirimkan artikel pada tema tertentu yang memang dibuka oleh jurnal tersebut, maka kita harus memilih sesuai dengan nama seminar atau nama tema yang biasanya telah disediakan oleh admin atau manager jurnal.
Selanjutnya, kita akan menemui beberapa daftar yang harus kita pilih, kembali jika beberapa penulis bertanya sebagian besar editor akan menjawab untuk di klik semua daftar yang ada, namun perlu kita pahami apa isi daftar yang hanya kita klik semua.
The submission has not been previously published, ini berarti penulis menyatakan jika artikel yang dikirimkan belum pernah diterbitkan sebelumnya. Pernyataan ini sangat penting terutama bagi jurnal untuk menghindari publikasi ganda. Penulis harus menyetujui dengan klik kolom yang tersedia, jika memang artikel belum pernah dipublikasikan. Hal ini menjadi pernyataan resmi bagi penulis ke editor, sehingga ke depan jika penulis ternyata mengirimkan artikelnya ke jurnal lain dan dipublikasikan di jurnal lain, maka pihak jurnal tidak dapat dipersalahkan karena telah memiliki pernyataan resmi dari penulis. Oleh karenanya, saat penulis hendak mengirimkan artikel ke jurnal harus menunggu sampai proses review selesai, jika penulis berkeberatan dengan proses review yang lama, dan bermaksud memasukkan ke jurnal lain, maka penulis harus membuat surat pernyataan mencabut artikelnya di jurnal yang bersangkutan, dan jika disetujui maka penulis diperbolehkan mengirimkan artikelnya ke jurnal lain.
The submission file is in Open Office and Microsoft file format. Artikel yang dikirimkan harus dalam format word, karena hal ini akan memudahkan editor dan reviewer untuk mereview artikel penulis. Sangat tidak disarankan jika mengirimkan artikel dalam format yang lain seperti pdf atau image. Hal lain yang tidak kalah penting adalah artikel yang penulis kirim harus mudah di akses, penulis untuk tidak diperkenankan memberikan kunci atau password pada artikelnya. Beberapa hal lain yang harus diperhatikan dalam artikel juga gaya selingkung jurnal seperti The text is single space, etc yang biasanya tertera pada Author guidelines. Petunjuk penulisan atau author guidelines ini biasanya juga dilengkapi dengan template. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan penulis menyusun artikelnya. Penulis hanya tinggal menggunakan template yang sudah tersedia dan disesuaikan dengan artikel yang disusun. Patuhi aturan atau petunjuk penulisan untuk dapat lolos review awal pada sebuah jurnal.
Ensuring a blind review, dimaksudkan bahwa penulis harus memahami proses review di sebuah jurnal yaitu dengan blind review. Hal ini dimaksudkan penulis tidak diperkenankan untuk mempengaruhi hasil review tersebut dengan menghubungi reviewer atau editor secara langsung terlebih yang memiliki hubungan personal. Penulis harus mengikuti aturan dan tata cara selama proses review berlangsung.
Hal lain yang harus kita pahami saat memulai mengirimkan artikel adalah tentang copyright notice. Penulis yang mengirimkan artikelnya kepada jurnal harus menyetujui tentang persetujuan hak cipta. Kebijkan setiap jurnal bias jadi berbeda, sehingga sebelum melakukan pengiriman artikel sebaiknya penulis memahami tentang persetujuan hak cipta yang ada pada jurnal tersebut.
Beberapa hal yang telah disebutkan di atas haru dipahami pada saat penulis akan mengirimkan artikelnya kepada jurnal. Pernyataan pribadi jurnal menjadi hal terakhir sebelum melanjutkan ke tahapan selanjutnya. Pernyataan pribadi tersebut secara gamblang menjelaskan bahwa email yang tercantum pada artikel dan juga yang digunakan untuk mengirimkan artikel hanya digunakan untuk kepentingan korespondensi jurnal, dan tidak diperkenankan untuk kepentingan pribadi atau kepentingan lainnya. Penulis harus memahami semua ketentuan yang ada di jurnal, setelahnya barulah dapat melanjutkan ke tahapan selanjutnya.
redaksi berkala 
Leave a comment